KOSZTY ZAPASÓW

Co składa się na koszty zapasów?

Na koszty zapasów składają się wszystkie koszty związane z utrzymaniem zapasów poniesione w określonej jednostce czasu. Najczęściej są one wyrażane jako procent wartości zapasu.

Dla wielu przedsiębiorców zapasy magazynowe stanowią główną część ich majątku jak również odpowiadają za największą część kosztów. Z tego względu ocena kosztów zapasów jest dla nich niezwykle istotna.

Niestety dokładne oszacowanie kosztów zapasów jest zadaniem bardzo trudnym. Główną tego przyczyną jest złożoność struktury kosztów, na które składają się takie elementy jak koszty zamrożonego kapitału, koszty przechowywania zapasów czy koszty wynikające z ryzyka uszkodzenia towaru w czasie magazynowania. Kolejnym powodem jest fakt, że nie zawsze jest możliwe lub ekonomicznie uzasadnione zbieranie i przechowywanie informacji o wszystkich kosztach poniesionych przez przedsiębiorstwo.

Ze względu na celowość, koszty związane z zapasami można podzielić na następujące trzy kategorie:

  • koszty zamawiania,
  • koszty magazynowania,
  • koszty wyczerpania zapasów.

Koszty zamawiania i magazynowania określane są często łącznie jako koszty logistyczne.


KOSZTY ZAMAWIANIA

Koszty zamawania, czyli te związane z procesem odnawiania zapasów, mają dwojaki charakter:

  • koszty staÅ‚e, czyli koszty niezależne od liczby zamawianych towarów, na które skÅ‚adajÄ… siÄ™ najczęściej opÅ‚aty za zÅ‚ożenie zamówienia, koszty zwiÄ…zane z komunikacjÄ… z dostawcÄ… itp.;
  • koszty zmienne, najczęściej zwiÄ…zane z logistykÄ…, takie jak koszty transportu, rozÅ‚adunku oraz przyjÄ™cia towaru.

Trudności w oszacowaniu kosztów zamawiania wynikają zazwyczaj z ich skomplikowanej struktury, która ponadto może być różna dla poszczególnych dostawców. Dostawcy z reguły określają minimalną wielkość zamówienia, która w dodatku powinna być zaokrąglona do pełnych palet czy skrzyń. Często stosowane są również zniżki w cenie zależne od ilości zamówionego towaru.

Koszty magazynowania

Koszty magazynowania same w sobie mają bardzo zróżnicowaną naturę. Ze względu na ich celowość można je podzielić na następujące kategorie.

  • Koszty kapitaÅ‚u – stanowiÄ… one najczęściej najwiÄ™kszÄ… część kosztów magazynowania. W sposób istotny zależą od tego jaka część zapasów opÅ‚acana jest ze Å›rodków wÅ‚asnych, a jaka jest finansowana zewnÄ™trznie. Bardzo istotne jest również oszacowanie ryzyka zakupowanego zapasu, które zwiÄ…zane być może na przykÅ‚ad z przeterminowaniem siÄ™ produktów spożywczych bÄ…dź ze zdezaktualizowaniem elektroniki. InwestycjÄ™ w zapasy należy porównywać z dostÄ™pnymi na rynku inwestycjami o podobym ryzyku. Jest to aspekt czÄ™sto zaniedbywany, co prowadzi do niedoszacowywania kosztów kapitaÅ‚u.
  • Koszty powierzchni magazynowej - skÅ‚adajÄ… siÄ™ na nie wszystkie koszty zwiÄ…zane z pozyskaniem powierzchni magazynowej oraz jej utrzymaniem takie jak opÅ‚aty za oÅ›wietlenie, klimatyzacjÄ™ czy ogrzewanie. Struktura tych kosztów zależy w znacznej mierze od tego czy przedsiÄ™biorstwo użytkuje wÅ‚asny budynek czy też wynajmuje powierzchniÄ™ magazynowÄ….
  • Koszty usÅ‚ug magazynowych - w istotnej części skÅ‚adajÄ… siÄ™ one z kosztów osobowych, ale zawierajÄ… również koszty ubezpieczeÅ„, aplikacji komputerowych wspomagajÄ…cych zarzÄ…dzanie magazynem, a także koszty terminowych kontroli czy zliczania zapasów oraz podatki.
  • Koszty ryzyka zapasu - obejmujÄ… koszty zwiÄ…zane ze spadkiem wartoÅ›ci zapasów w czasie od momentu ich zakupu do sprzedaży. Przyczyny obniżenia wartoÅ›ci mogÄ… być różnorakie. PierwszÄ… kategoriÄ… przyczyn jest utrata części towarów, która może być spowodowana bÅ‚Ä™dami administracyjnymi jak na przykÅ‚ad bÅ‚Ä™dy wysyÅ‚ki, kradzieżą czy też zniszczeniem towarów podczas transportu bÄ…dź w czasie magazynowania. KolejnÄ… kategoriÄ… przyczyn jest zmniejszenie lub utrata wartoÅ›ci poszczególnych towarów na przykÅ‚ad na skutek przekroczenia terminu ważnoÅ›ci, zdezaktualizowania elektroniki wobec szybko zmieniajÄ…cych siÄ™ trendów bÄ…dź też z powodów wynikajÄ…cych ze zmiany strategii marketingowej producenta zwiÄ…zanej na przykÅ‚ad ze zmianÄ… opakowania.

Koszty wyczerpania zapasów

Na koszty związane z wyczerpaniem zapasów składają się koszty złożenia awaryjnego zmówienia lub koszty ewentualnej zmiany dostawcy na takiego, który gwarantuje krótszy termin realizacji zamówienia, jak również trudne do oszacowania konsekwekcje straty zaufania klientów bądź obniżenia reputacji przedsiębiorstwa. Powinny być tutaj uwzględnione również koszty utraconej sprzedaży związanej z niewykorzystanym popytem.

Minimalizacja kosztów logistycznych

Składniki kosztów logistycznych, czyli koszty zamawiania i koszty magazynowania, zależą w sposób odwrotny od wielkości składanych zamówień. Istotnie, jeśli przedsiębiorstwo składa duże zamówienia, roczne koszty transportu są najczęściej niższe niż w przypadku przedsiębiorstw zamawiających częściej, ale w mniejszych ilościach. Z drugiej strony wyższe są koszty magazynowania.

Często powoduje to, że możliwe jest takie wybranie wielkości zamówienia, żeby zminimalizować koszty logistyczne znajdując równowagę pomiędzy kosztami zamawiania, a kosztami magazynowania.